Laut Gesetz gilt nur für Unternehmer*innen eine Aufbewahrungspflicht von 6 bis 10 Jahren für bestimmte Dokumenten wie Jahresabschlüsse, Buchungsbelege oder Verträge. Das bedeutet allerdings nicht, dass Privatpersonen gleich alles wegwerfen dürfen.
Steuerbescheide mindestens 2 Jahre aufbewahren
Gerade Unterlagen, die zu einer Steuererklärung gehören, oder Rechnungen und Bankunterlagen sollten mindestens so lange aufbewahrt werden, bis der Steuerbescheid bestandskräftig ist bzw. mindestens 2 Jahre.
Besserverdiener mit Einkünften von mehr als 500.000 € im Jahr müssen Belege und Aufzeichnungen diesbezüglich laut Gesetz sogar 6 Jahre aufbewahren.
Folgende private Unterlagen sollten bzw. müssen mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden:
- Handwerkerrechnungen (auch wegen Garantierechten)
- Rechnungen, Kaufverträge, Kassenbons und Garantieunterlagen
- Quittungen von Gegenständen mit einem hohen Wert, die über die Hausratversicherung versichert sind (zum Wertnachweis)
Bankunterlagen mindestens drei Jahre aufbewahren
Private Bankunterlagen wie Kontoauszüge oder Schreiben Ihrer Bank z.B. bezüglich geänderter AGB's oder Kostenerhöhungen sollten Sie mindestens 3 Jahre aufbewahren. Außerdem können die Abbuchungen auch als Beleg für größere Anschaffungen dienen oder als Nachweis, dass man seine Miete pünktlich bezahlt hat.
Handwerkerrechnung mindestens zwei Jahre im Ordner lassen
Handwerkerrechnungen sollten Sie zwei Jahre aufbewahren. So lässt sich im Zweifelsfall nachweisen, was und wie etwas repariert oder ausgetauscht wurde. Aber auch andere private Rechnungen sollten Sie mindestens 2 Jahre behalten, da so lange die Gewährleistungspflicht läuft.
Was für Versicherungsunterlagen und -policen gilt
Versicherungsverträge und Policen sollten Sie mindestens so lange aufbewahren, wie sie laufen! Steuerrelevante Versicherungsunterlagen sollten Sie so lange aufbewahren wie die dazugehörigen Steuerunterlagen.
Mietverträge sollten Sie mindestens drei Jahre aufbewahren
Für einen abgelaufenen Mietvertrag gilt eine Verjährungsfrist von 3 Jahren.
Zeugnisse und Urkunden
Folgende private Unterlagen sollten lebenslang aufbewahrt werden:
- Standesamtliche Dokumente wie Pässe, Geburts- und Heiratsurkunden, Erbscheine, Scheidungsurkunden
- Renten- und Sozialversicherungsunterlagen
- Zeugnisse
- Krankenversicherungsunterlagen
- Dokumente über Immobilienkäufe und Grundbuchauszüge
Der sicherste Platz fürs Testament
Es gibt keine feste Vorgabe, wo das Testament aufgehoben werden sollte. Es kann es zuhause aufbewahrt werden, und zwar so, dass es die Erben im Fall des Todes finden. Das Testament kann aber auch in die amtliche Verwahrung beim Nachlassgericht (Amtsgericht vor Ort) geben werden. Die Verwahrung kostet einmalig ca. 75/80 Euro (in Karlsruhe z.B. 82 Euro) ganz egal, wie viel der potentielle Nachlass wert ist. Wichtig: Das Testament wird dort nicht geprüft, sondern einfach nur sicher aufbewahrt. Man kann es auch jederzeit aus der Verwahrung nehmen.
Wohin mit den aussortierten Unterlagen?
Wer Zuhause aussortiert hat, sollte Dokumente, die auch sensible, personenbezogene Daten enthalten, in den Aktenvernichter stecken.
Übrigens: Die meisten Dokumente müssen Sie nicht in Papierform im Ordner aufbewahren, sondern es geht auch elektronisch: Einscannen und ablegen.
Experte im Studio: Egzona Hyseni, SWR Redaktion Recht und Justiz
