Die Nebenkostenabrechnung ist für viele Mieterinnen und Mieter ein Buch mit sieben Siegeln. Mit der Abrechnung kommt häufig auch die Forderung einer Nachzahlung - oft mehrere hundert Euro.
Welche Kosten dürfen Vermieter abrechnen – und wo wird es unzulässig? Wie oft dürfen Vorauszahlungen erhöht werden? Und was darf bei einer Modernisierung auf die Mieter umgelegt werden?
Worauf Mieterinnen und Mieter unbedingt achten sollten, bevor sie zahlen. Marktcheck-Rechtsexperte Kolja Schwartz hilft weiter.
Wie lange darf sich der Vermieter mit der Nebenkostenabrechnung Zeit lassen?
Die Nebenkostenabrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugegangen sein. Bei einem Abrechnungszeitraum beispielsweise vom 1.1.2024 bis 31.12.2024 muss die Abrechnung bis zum 31.12.2025 beim Mieter vorliegen.
Verspätete Abrechnungen sind für Nachforderungen des Vermieters ungültig. Es sei denn, der Vermieter hat die Verzögerung nicht zu vertreten. Nach § 556 Abs. 3 BGB beträgt die Frist genau ein Jahr.
Was sind häufige Fehler bei der Nebenkostenabrechnung?
- falscher Verteilerschlüssel,
- nicht umlagefähige Kosten,
- Rechenfehler,
- leerstehende Wohnungen falsch berücksichtigt.
Wo Mieter sich Hilfe holen können
Es gibt im Internet Vergleichsrechner. Hier können Mieter erstmal selbst überprüfen, ob sie über den allgemeinen Durchschnittskosten liegen. Bevor man sich die Arbeit mit einem Widerspruch macht und am Ende die Forderung des Vermieters doch gerechtfertigt ist.
Wer Unterstützung braucht für die Überprüfung der Nebenkostenabrechnung, kann sich auch an eine Energieberatung, an Mieterschutzvereine oder die Verbraucherzentralen wenden. Dieser Check wird vom Staat gefördert.
Eine Energieberatung bei den Verbraucherzentralen ist in Baden-Württemberg und Rheinland-Pfalz sogar kostenlos.
Was ist beim Widerspruch gegen die Abrechnung zu beachten?
Wer den berechtigten Verdacht hat, dass die Abrechnung nicht korrekt erstellt wurde, sollte zunächst Widerspruch einlegen beim Vermieter. Berechtigt heißt, Mieter dürfen nicht einfach auf gut Glück den Rechnungsbetrag beanstanden, sondern müssen ihre Bedenken gut begründen.
Zudem sollte man Belegeinsicht fordern beim Vermieter, damit man mehr Informationen erhält über die genauen Kosten. Für den Widerspruch gibt es für Mieter Musterbriefe des Mieterbundes und der Verbraucherzentralen für die korrekte Formulierung.
Was Belegeinsicht beim Vermieter konkret bedeutet
Der Vermieter hat dem Mieter auf Verlangen Einsicht in die Belege zu gewähren, die der Abrechnung zugrunde liegen. Dafür darf der Vermieter die Belege elektronisch bereitstellen.
Das Einsichtsrecht des Mieters bezieht sich grundsätzlich auf die Originalbelege. Das folgt aus § 259 Abs. 1 Halbsatz 2 BGB. Danach hat der Rechenschaftspflichtige - im Falle einer Betriebskostenabrechnung der Vermieter - Belege vorzulegen, soweit sie erteilt worden sind. Erteilt worden sind die Originale.
Auch wenn Originale nicht unbedingt in Papierform sein müssen, sondern auch digital übermittelt sein können, sind Kopien den Originalbelegen grundsätzlich nicht gleichzusetzen.
Die Prüfung der Nebenkostenabrechnung dauert: Bezahlen – ja oder nein?
Bis die Belege vom Vermieter vorliegen und für die Prüfung möglicherweise ein Energieberater sein Ergebnis geliefert hat, kann einige Zeit vergehen. Müssen Mieter in der Zwischenzeit die Nebenkosten auf jeden Fall bezahlen oder lässt sich die Zahlung aufschieben?
Ein Zurückbehaltungsrecht des Mieters, also das Recht, die Zahlung bis zur Vorlage der Belege zu verweigern, gibt es laut Gericht erst, wenn der Mieter sein Belegeinsichtsrecht geltend macht.
Die Einsicht in Zahlungsbelege muss explizit und unmissverständlich formuliert werden. Eine allgemeine Anfrage nach Belegeinsicht reicht nicht aus.
Wichtig ist für Mieter also die Reihenfolge des Vorgehens: Zuerst die Belegeinsicht einfordern und Widerspruch einlegen, dann kann das Zurückbehaltungsrecht genutzt werden.
Dazu reicht folgender Satz aus: „Der Vollständigkeit halber wird darauf hingewiesen, dass bis zur Ausübung der Rechnungsprüfung ein Zurückbehaltungsrecht (§§ 273, 242 BGB) an einer möglichen Nachzahlung geltend gemacht wird (BGH, Beschl. vom 22.11.2011 – VIII ZR 38/11).“
Der Widerspruch sollte aus Beweiszwecken mit einem Einwurf-Einschreiben verschickt werden. Für die Einwendungen der Mieter gilt eine Frist von einem Jahr nach Zugang der Nebenkostenabrechnung.
Bezahlen Mieter die Nebenkosten, können sie sich nachträglich nicht mehr auf ein Zurückbehaltungsrecht berufen. Nachträglich kann die Zahlung also nicht rückgängig gemacht werden.
Sollten Mieter für die Begleichung der Nebenkosten eine Ratenzahlung akzeptieren, geht damit oft einher, dass man seine Schuld – also die Höhe der Nebenkosten - anerkennen muss.
Was passiert, wenn Mieter die Nebenkosten nicht bezahlen?
Der Vermieter kann Mieter mahnen wegen der Zahlung der Nebenkosten. Wird der Mietrückstand auf dem Mieterkonto zu hoch, kann der Vermieter die Wohnung kündigen. Dies allerdings nur bei berechtigten Forderungen.
Solange der Vermieter keine Einsicht in die Belege gewährt, haben Mieter das Recht, sowohl Nach- als auch Vorauszahlungen zurückzuhalten. Jedoch muss dieses Zurückbehaltungsrecht zuvor auch ausgesprochen werden.
Das heißt: Mieter sollten die Abrechnung so schnell wie möglich prüfen und beim Verdacht auf Fehler umgehend Widerspruch einlegen – am besten innerhalb der Zahlungsfrist.
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Erhöhung der Nebenkostenvorauszahlung – die Grenzen für Vermieter
Mit der Nebenkostenabrechnung und der Nachzahlung folgt oft auch direkt eine Erhöhung der Vorauszahlung für das kommende Jahr. Vermieter dürfen die Nebenkostenvorauszahlung nur einmal pro Jahr erhöhen.
Der Bundesgerichtshof (BGH) hat dazu Stellung bezogen: Basis der Anpassung ist die letzte vorliegende Betriebskostenabrechnung. Nicht maßgeblich ist hingegen die "letztmögliche" Abrechnung, die noch gar nicht erstellt worden ist.
In der Regel ist ein Zwölftel des vom Mieter geschuldeten Jahresbetrages an Betriebskosten als monatlicher Vorauszahlungsbetrag für das Folgejahr angemessen. Dementsprechend kann der Vermieter die monatlichen Vorauszahlungen in der Regel um ein Zwölftel der Nachzahlung erhöhen.
Das Gesetz knüpft eine Anpassung von Betriebskostenvorauszahlungen an die Vorlage und das Ergebnis einer Betriebskostenabrechnung. § 560 Abs. 4 BGB regelt: Sind Betriebskostenvorauszahlungen vereinbart worden, kann jede Vertragspartei nach einer Abrechnung durch Erklärung in Textform eine Anpassung auf eine angemessene Höhe vornehmen.
Was sind Betriebskosten?
Betriebskosten werden in aller Regel als Gesamtkosten für das Haus oder die Wohnanlage betrachtet. Zum Beispiel die Kosten für Fahrstuhl, Reinigungsarbeiten am Haus oder Gartenpflege.
Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum oder das Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, der Anlagen und des Grundstücks laufend entstehen. Für die Aufstellung der Betriebskosten gilt die Betriebskostenverordnung vom 25. November 2003 (BGBl. I S. 2346, 2347) fort.
Betriebskostenvorauszahlung oder -pauschale – was ist der Unterschied?
Bei der Betriebskostenvorauszahlung werden monatliche Abschläge gezahlt und jährlich nach tatsächlichem Verbrauch abgerechnet. Die Betriebskostenpauschale ist ein fester monatlicher Betrag, der alle Nebenkosten abgilt. Hier erfolgt keine Abrechnung.
Wichtig: Vermieter dürfen für Heiz- und Warmwasserkosten keine Pauschale erheben. Diese Kosten müssen zu mindestens 50 Prozent verbrauchsabhängig abgerechnet werden.
Eine Anpassung der Betriebskostenpauschale ist nur bei vertraglicher Vereinbarung im Mietvertrag und in Textform möglich.
Wie werden Betriebskosten umgelegt?
Der Betrag der Betriebskosten wird unter den Hausbewohnerinnen und -bewohnern anhand eines Verteilerschlüssels aufgeteilt. Dabei ist es möglich, für verschiedene Betriebskosten verschiedene Verteilerschlüssel zu verwenden. Der Verteilerschlüssel muss vom Vermieter in der Abrechnung angegeben werden - für jede Kostenart.
Übliche Verteilerschlüssel sind:
- Quadratmeter Wohnfläche – ist der häufigste Maßstab. Laut Gesetz gilt er, sofern kein anderer Schlüssel im Mietvertrag festgelegt wurde (§ 556a, Abs. 1 BGB).
- Verbrauch – ist der gängige Schlüssel bei verbrauchsabhängigen Nebenkosten wie Strom, Wasser oder Gas.
- nach Wohneinheit – hier zählt jede Wohnung gleich, mit einem Anteil. Dieser Schlüssel passt, wenn etwa alle Wohnungen nahezu gleich sind. Oder wenn der Kostenfaktor allen Wohneinheiten den gleichen Nutzen bringt – unabhängig von Wohnfläche oder Verbrauch, beispielsweise beim Breitbandanschluss.
- Anzahl der Personen des Haushalts – bei bestimmten Nebenkosten, etwa Müllgebühren, soll der Schlüssel für mehr Gerechtigkeit sorgen.
- Kubikmeter umbauter Raum: Bei Räumen mit sehr unterschiedlicher Höhe oder etwa über zwei Etagen kann dieser Schlüssel gerechter sein als der einfache Verteilerschlüssel Wohnfläche.
Neue Heizung, Photovoltaik: Was Vermieter auf Mieter umlegen dürfen
Wenn der Vermieter in die Immobilie investiert - etwa mit einer neuen Heizungsanlage, Wärmedämmung oder durch eine komplette Renovierung - hat er das Recht, einen Teil der Kosten der Modernisierung auf die Mieter umzulegen. Diese Umlage kann zu einer erheblichen Mieterhöhung führen.
Vermieter dürfen die Modernisierungskosten über einen längeren Zeitraum hinweg einfordern. Schließlich führen Modernisierungen oft zu einer Verbesserung der Energieeffizienz und Wohnqualität - was für die Mieter langfristig Vorteile bringen kann - und sie steigern langfristig den Immobilienwert. (Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), § 555b Modernisierungsmaßnahmen)
Was als Modernisierung gilt
Eine Modernisierung umfasst Maßnahmen am Haus, die den Wohnwert steigern und über die reine Instandhaltung hinausgehen. Dazu gehören beispielsweise: die Installation neuer Fenster, die Verbesserung der Wärmedämmung, die Erneuerung der Heizungsanlage, die Modernisierung von Bad oder Küche sowie ein barrierefreier Umbau der Immobilie.
Modernisierungskosten: Wie viel auf Mieter umgelegt werden darf
In der Regel dürfen acht Prozent der Modernisierungskosten jährlich auf die Mieter umgelegt werden. Diese Einschränkung soll die Mieter davor schützen, dass die Kosten für Renovierungen und Verbesserungen zu einer zu hohen finanziellen Belastung führen.
Wird etwa eine neue Heizungsanlage für 10.000 Euro eingebaut, kann demnach der Vermieter 800 Euro jährlich auf die Miete aufschlagen. Die Mieterhöhung berechnet sich mit einem festen Prozentsatz der Investitionskosten – unabhängig davon, ab wann der tatsächliche Nutzen für Mieter bemerkbar wird. Modernisierungskosten sind auch keine laufenden Kosten, die etwa über die Betriebskostenabrechnung abgerechnet werden dürfen.
Modernisierungsmaßnahmen müssen angekündigt werden
Der Vermieter muss die geplanten Modernisierungsmaßnahmen ordentlich ankündigen und den Mietern ausreichend Zeit geben, sich dazu zu äußern.
Die Mieter müssen also detailliert informiert werden über Art und Umfang der geplanten Arbeiten, die voraussichtlichen Kosten und die zu erwartende Mieterhöhung. Es müssen gewisse Fristen beachtet werden, und die Modernisierungsmaßnahme darf die Mieter nicht mehr als nötig belasten.
Instandhaltung oder Sanierung Modernisierung und Mieterhöhung – was geht, was geht nicht?
Sanierung, Modernisierung – klingt gut: Die Wohnung soll energiesparender und schöner werden. Für Mieter heißt das oft: Mieterhöhung. Was dürfen Vermieter umlegen? Gibt es Grenzen?
Darf der Vermieter darauf bestehen, eigene Rauchmelder nachzurüsten?
Der BGH urteilt zu Gunsten der Vermieter: Der beabsichtigte Einbau von Rauchwarnmeldern ist eine bauliche Veränderung, die zu einer nachhaltigen Erhöhung des Gebrauchswerts und einer dauerhaften Verbesserung der allgemeinen Wohnverhältnisse im Sinne von § 555b Nr. 4 und 5 BGB führt. Deshalb müssen Mieter die Maßnahme dulden.
Dadurch, dass der Einbau und die spätere Wartung der Rauchwarnmelder für das gesamte Gebäude in einer Hand sind, wird ein hohes Maß an Sicherheit gewährleistet. Das führt zu einer nachhaltigen Verbesserung - auch im Vergleich dazu, wenn Mieter selbst Rauchwarnmelder in der Wohnung installieren.
Außerdem ergibt sich die Duldungspflicht der Mieter daraus, dass der Einbau von Rauchwarnmeldern wegen der Vorschriften der Bauordnung gesetzlich notwendig ist und somit aufgrund von Umständen durchzuführen ist, die von Vermietern nicht zu vertreten sind (§ 555b Nr. 6 BGB). (BGH, Urteil v. 17.6.2015, VIII ZR 216/14)
Die Kosten für Rauchmelder sind allerdings nicht umlagefähig, denn Anschaffungskosten für technische Einrichtungen für das Mietobjekt stellen keine Betriebskosten dar. Dies gilt auch dann, wenn die technischen Einrichtungen gemietet werden.
